Comprendre le fonctionnement d'inscription dans MyScol : Centre d'aide MyScol

Le système d'inscription est un outil très puissant et peut faire gagner des jours de travail si c'est bien paramétré. Nous vous conseillons vivement de commander une formation d'une heure pour gagner beaucoup des heures

L'inscription d'un élève dans MyScol passe par le dépôt d'un dossier de candidature.

Pour déposer un dossier de candidature, l'étudiant ou son représentant légal ( pour le mineur ) doit créer un compte MyScol depuis la page de connexion.

Selon les paramètres de votre établissement, il est possible d'afficher ou cacher les liens de création d'un compte

1. Pour créer un compte étudiant ( élève majeur )

2. Pour créer un compte famille ( élève mineur ). Après la création de son compte, le représentant peut créer un dossier de candidature par enfant.

Articles sur la création d'un compte ( pour les parents et les étudiants )

Comment créer un compte Parent ?

Je souhaite inscrire mon enfant

Créer un compte étudiant et procéder à la demande de préinscription

Remarque : nous vous conseillons de créer un compte parent et d'un compte élève afin de découvrir toutes les étapes d'inscription

A. INTERFACE PARENT ou ETUDIANT

Après avoir créer un compte famille / étudiant et après avoir activé son compte puis validé l'accord de RGPD.

Voici la page qu'un parent d'élève ou étudiant ( cas compte élève majeur ) voit

ATTENTION : les captures d'écrans correspondent à l'interface parent donc l'interface et message peuvent légèrement être différents pour les étudiants ( cas compte élève majeur ) mais le principe est le même pour le compte famille et étudiant.

NB : les textes surlignés en jaune sont modifiables par vous même ou par le support ( Module paramètres puis menu configuration ensuite onglet "Préinscription" )

1. Etape 1 : Collecter les données des parents

a) Onglet Premier représentant

b) Selon la situation familiale, les saisies sur le second représentant sont obligatoires ( Marié, pacsé, concubinage, divorcé )

c) Onglet Informations complémentaires

Voici les questions par défaut, pour les supprimer ou les remplacer par vos propres questions sur la famille, envoyez un email au support@myscol.com

2. Etape 2 : Ajout de candidature

NB : les textes surlignés en jaune sont modifiables par vous même ou par le support ( Module paramètres puis menu configuration ensuite onglet "Préinscription" ).

Cf. Interface Admin ( plus bas )

Ici, les parents peuvent ajouter un dossier de candidature pour chaque enfant en cliquant sur le bouton "Ajouter une candidature"

PAGE AJOUTER UNE CANDIDATURE

Ce formulaire de "Préinscription" n'est pas 100% personnalisable contrairement au formulaire d'inscription. Cependant, on peut afficher ou cacher certains éléments comme le bloc photo, bulletin etc.. Hésitez pas en parler au support pour l'adapter à votre fonctionnement. Car les paramètres sont différents selon le type d'établissement.

Après avoir ajouté un dossier de candidature, le statut d'élève passe par défaut en statut "Non traité"

Statut "Non traité"

Cas le plus souvent ( paramètre par défaut )

Ici le statut d'un élève est sur "0" => Non traité

Une notification est envoyée à l'admin pour prévenir d'un nouveau dossier. L'admin peut consulter ce dossier dans le module "Gestion d'inscription" puis en cliquant sur "Non traité".

Interface Portail ADMIN ( Voir section Interface Admin plus bas pour en savoir plus )

Il y a 4 statuts principaux : 0= Non traité, 1 = Préinscription en cours, 2 = Préinscription acceptée et Inscription acceptée

Voici le message par défaut dans état d'avancement pour un statut "Non traité"

NB : les textes surlignés en jaune sont modifiables par vous même ou par le support ( Module paramètres puis menu configuration ensuite onglet "Préinscription" )

Cas spécifique 1 ( selon le paramètre )

Au lieu de mettre en statut "0", on peut forcer le statut sur "2" ( Préinscription acceptée ) si vous ne gérez pas la préinscription. Ainsi, les parents peuvent enchainer l'inscription en accédant au formulaire d'inscription

Cas spécifique 2 ( paiement avant d'accéder au formulaire d'inscription ou l'entretien )

On peut générer une facture de préinscription et demander de payer avant l'étape suivante

Dans ce cas, on aura cet écran :

Vous avez compris selon les paramètres, le comportement ( affichage ) peut être différent.

N'hésitez pas à réserver une formation sur la personnalisation de votre process d'inscription

Statut "Préinscription en cours" ( étape facultative : selon votre process d'admission )

Lorsque l'administration change le statut "Non traité" en "Préinscription en cours", l'état d'avancement change

Optionnel : si un rendez-vous est proposé par l'école

Statut "Préinscription acceptée"

Lorsque l'administration change le statut en "Préinscription acceptée", l'état d'avancement change. Donc ,l'utilisateur pourra accéder au formulaire d'inscription

En cliquant sur "Compléter le dossier d'inscription en ligne", le formulaire ci-dessous est affiché :

On peut activer / désactiver les onglets
On peut personnaliser la liste des documents

Onglet Informations complémentaires 100% personnalisable par le support

Onglet Validation

Le lien "le dossier d'inscription" ouvrira un pdf ( document contractuel ) que vous pouvez le charger dans le module paramètres puis menu "Général"

NB : les textes surlignés en jaune sont modifiables par vous même ou par le support ( Module paramètres puis menu configuration ensuite onglet "Formulaire d'inscription" ). Certains paramètres sont cachés et modifiables uniquement par le support

Statut "Inscription acceptée"

Message si "Suivi dossier" est complet ( voir plus interface Admin pour le suivi dossier )

Message si "Suivi dossier" est incomplet

B. INTERFACE ADMIN

Pour modifier le statut d'un dossier, allez dans le module "Gestion d'inscription" puis cliquez sur le statut "Non traité"

Statut "Non traité"

Cliquez sur l'icône "Orange" pour modifier le statut ( état ) d'un élève

A chaque changement de statut, un e-mail de notification est envoyé à l'utilisateur. Vous pouvez activer ou désactiver dans le centre de notification et également personnaliser le modèle de message de notification

Comment gérer les notifications dans MyScol ?

Comment modifier un modèle / template ( certificat de scolarité, notification email ) ?